Projetos

1. Introdução
A Universidade do Estado do Rio Grande do Norte (UERN), através da sua Diretoria de Sistemas de Informação (DSI), busca constantemente o aprimoramento de suas ferramentas de colaboração e produtividade. O ecossistema Google Workspace for Education já é a base da comunicação institucional, porém, identifica-se a necessidade de um projeto estruturado para maximizar o uso de recursos avançados, garantir a segurança de dados e promover a automação de processos acadêmicos e administrativos.

2. Objetivos
Padronização Institucional: Consolidar a política de uso de contas institucionais e drives compartilhados.

Segurança e Governança: Implementar políticas rigorosas de Prevenção de Perda de Dados (DLP) e controle de acesso.

Automação de Processos: Utilizar o Google Apps Script e AppSheet para reduzir fluxos manuais e burocráticos.

Capacitação: Elevar o nível de proficiência digital de servidores e alunos no uso das ferramentas colaborativas.

Gestão de Armazenamento: Adequar a instituição às novas políticas de armazenamento do Google, otimizando o uso do espaço em nuvem.

3. Pilares Estruturais do Projeto
A. Governança e Administração

Revisão da estrutura de Unidades Organizacionais (OUs).

Implementação de Drives Compartilhados por setor/departamento, evitando a fragmentação de arquivos em contas individuais.

Auditoria periódica de permissões externas e compartilhamentos públicos.

B. Automação e Integração (Ecossistema SIG + Workspace)

Criação de scripts para integração de agendas institucionais (eventos da UERN no Google Agenda).

Desenvolvimento de formulários inteligentes (Google Forms) integrados a fluxos de aprovação automáticos via e-mail.

Uso de automação para a gestão de ativos e bens (como o desfazimento de materiais irrecuperáveis).

C. Comunicação e Colaboração

Expansão do uso do Google Meet para eventos acadêmicos com recursos de gravação e transcrição.

Criação de Intranets departamentais via Google Sites para centralização de documentos normativos.

Uso do Google Chat como ferramenta oficial de comunicação instantânea, reduzindo a dependência de aplicativos externos de mensagens.

4. Cronograma Estimado
Fase 1: Diagnóstico e Auditoria (Mês 1) - Levantamento do uso atual e gargalos de armazenamento.

Fase 2: Reestruturação Lógica (Mês 2-3) - Migração para Drives Compartilhados e ajuste de permissões.

Fase 3: Implantação de Automações (Mês 4-5) - Desenvolvimento de scripts e fluxos de trabalho.

Fase 4: Treinamento e Difusão (Contínuo) - Webinars e manuais para a comunidade universitária.

5. Resultados Esperados
Espera-se que, ao final do projeto, a UERN possua um ambiente digital mais seguro, organizado e ágil, onde a tecnologia atue como facilitadora da produtividade acadêmica e da eficiência administrativa, reduzindo custos operacionais e tempo de resposta em processos internos.